Genealogia se bazează pe informații păstrate sub diverse forme: documente de arhivă, interviuri, memorii sau lucrări publicate. Ideal este să mergi personal în arhive, măcar o dată, pentru a cerceta urmele strămoșilor. Totuși, dacă nu ai această posibilitate, poți solicita documentele direct de la instituția care le păstrează. În acest articol vei afla cum cum să soliciți și să obții un document din arhive, ce tipuri de acte sunt disponibile și ce greșeli ar trebui să eviți.
Ce documente poți cere
Arhivele conțin numeroase resurse, dar nu pot fi obținute toate printr-o singură cerere. De aceea, este important să fii specific. Ai nevoie de un act de stare civilă (naștere, căsătorie, deces), un formular de recensământ, un act de proprietate sau alt tip de document? Evită cererile generale, de tipul „toate actele despre bunicii mei”, și indică exact materialul dorit.
Locul unde se află documentele
Nu toate documentele se găsesc într-o singură arhivă, ci sunt păstrate în funcție de instituția care le-a creat. Principiul de bază este cel al „creatorului de documente”:
- Actele emise de autorități sau instituții locale (primării, școli, biserici, prefecturi, firme) se păstrează la serviciile județene ale Arhivelor Naționale.
- Documentele emise de instituții centrale (ministere, direcții generale de poliție etc.) se află la Arhivele Naționale Istorice Centrale.
- Documentele emise de Armată se găsesc, în mare parte, la Arhivele Militare
De exemplu, un document emis de Primăria Municipiului București este păstrat la Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale. Totuși, unele documente, precum cele legate de reformele agrare, se află la sediul central al ANR. În general, la Arhivele Naționale Istorice Centrale vei găsi corespondența cu instituțiile centrale și rapoartele de activitate transmise de autoritățile locale, plus fonduri și colecții personale și multe alte fonduri.
Ce informații trebuie să conțină cererea pentru arhive
Pentru a solicita un document din arhive, nu este suficient să menționezi tipul de act dorit (act de stare civilă, formular de recensământ etc.). Cererea trebuie să includă și:
- datele tale de identificare: nume, prenume, anul nașterii, seria și numărul actului de identitate;
- adresa și modul de expediere dorit (email sau poștă);
- forma documentului: copie certificată sau digitală;
- date de contact: număr de telefon și adresă de email.
Dacă ai nevoie de document pentru a dovedi un drept, solicită copie certificată. Pentru cercetări genealogice, este suficientă o copie digitală. Totuși, trebuie să știi că nu toate arhivele eliberează copii digitale, unele eliberează exclusiv copii certificate, indiferent de scop.
Datele pe care trebuie să le comunici
Nu este suficient doar să menționezi „să-mi eliberați o copie de pe actul de naștere al bunicului” ori „formularul de recensământ al străbunicului”, ci trebuie să oferi date minime pentru identificarea documentului de care ai nevoie.
Click aici pentru a descărca un model de cerere pentru eliberarea unui act de naștere.
Cerere pentru formular de recensământ
Pentru identificarea corectă a unui formular de recensământ, cererea trebuie să conțină informații detaliate. Iată ce trebuie să menționezi:
- Tipul de formular: precizează dacă este din Recensământul din 1930, 1941 sau 1948;
- Persoana vizată: nume și prenume, vârstă, localitatea în care se afla în anul respectiv;
- Gradul de rudenie: bunic, străbunic etc.;
- Componența familiei: soț/soție, copii, alte persoane care locuiau în gospodărie;
- Localitatea de domiciliu: pentru sate/comune menționează denumirea localității, pentru orașe trebuie să scrii și strada pe care locuia persoana în anii de interes.
Click aici pentru a descărca un model de cerere pentru eliberarea unui formular de recensământ.
Dacă soliciți o copie de pe formularul bunicului tău care, în 1930, locuia în București, nu este suficient să menționezi doar orașul. Trebuie să precizezi și strada pe care locuia, pentru ca arhiviștii să poată identifica documentul corect.
Oferă cât mai multe informații suplimentare: despre familie, locul nașterii, componența gospodăriei etc. Aceste detalii sunt esențiale, deoarece în arhive pot exista mai multe acte sau formulare aparținând unor persoane cu același nume.
Sfat practic: dacă soliciți documente pentru mai multe persoane, este recomandat să faci câte o cerere separată pentru fiecare persoană sau pentru fiecare tip de act. Unele arhive cer ca fiecare document să fie însoțit de cerere individuală, pentru a facilita identificarea corectă a actelor.
Cui adresezi cererea?
Cererea trebuie trimisă arhivei care deține documentul dorit.
Pentru acte de stare civilă (naștere, căsătorie, deces), cererea se adresează structurii județene a Arhivelor Naționale care păstrează documentul.
Pentru formularele de recensământ:
- Recensămintele din 1930 și 1948 → Arhivele Naționale Istorice Centrale.
- Recensământul din 1941 → SJAN Ialomița, Vâlcea sau Olt, în funcție de locul în care se afla familia ta în 1941. Exemplu: dacă familia ta locuia în Vâlcea în 1941, cererea trebuie adresată SJAN Vâlcea.
Taxe pentru obținerea actelor
După ce arhivele primesc cererea ta, aceasta este repartizată unui arhivist pentru soluționare. Există două situații:
- Documentul nu este identificat → vei primi un răspuns negativ.
- Documentul este identificat → ți se va comunica că poate fi eliberat, dar înainte trebuie să plătești suma aferentă în contul de trezorerie al Arhivelor Naționale. De regulă, costul este 90 lei pe act identificat, dar pentru documentele simple, necertificate, poate fi și 1 leu.
Alte taxe suplimentare:
- Costuri pentru expedierea documentelor prin poștă, mai ales dacă locuiești în străinătate;
- Comisioane pentru operarea plății, suportate de solicitant.
Sfat: pentru recensământul din 1941, este posibil să fie percepute 90 lei pentru formularul general și încă 90 lei pentru formularul agricol anexă. Dacă consideri taxa incorectă, poți trimite o cerere directorului Arhivelor Naționale explicând motivele.
Important: nu trimite bani în plic la arhive. După efectuarea plății, trimite chitanța, factura sau alt document doveditor la adresa de email indicată.
Pe lângă modelele de cereri prezentate aici, Arhivele Naționale oferă și modele oficiale de cereri, accesibile la acest link.
Dacă ai nevoie de ajutor, apelează la un specialist, te putem ghida pas cu pas. Pentru a-ți continua investigația, poți consulta și articolele noastre despre cum să-ți faci arborele genealogic și cum să eviți cele mai frecvente greșeli în cercetarea istoriei familiei tale.
sursa foto: Pexels.com
